martes, 14 de abril de 2009

CONTABILIDAD FINANCIERA








CONTABILIDAD COMO CONTROL
ADMINISTRATIVO.




Los directivos de una empresa de cualquier índole, están involucrados directamente en decidir los cursos de acción que han de seguirse, para el mejor logro de los objetivos. En el proceso para llegar a estas decisiones, es fundamental contar con información acerca del asunto especifico de que se trate; muchas de estas decisiones tienen implicación financiera y de ahi la importancia de la contabilidad como sustento de ellas.Los métodos que se siguen en la contabilidad están encaminados a suministrar la información financiera en la forma apropiada para guiar las decisiones de los directivos y funcionarios de la entidad. El azar es un elemento presente en ciertas funciones gerenciales, este es un hecho inevitable, pero también es cierto que aun en los casos de gran incertidumbre, la información financiera facilita la medición del riesgo y las consecuencias financieras de diversas alternativas.En negocios muy pequeños, directamente manejados por su propietario, es posible que se dependa mas de la intuición de este, así como de su conocimiento personal de las operaciones, que de la contabilidad. Pero aun en estos casos, la información financiera es útil para verificar si la empresa marcha conforme a las apreciaciones del dueño. Fuera el caso mencionado en el párrafo anterior, en todo tipo de empresa la contabilidad es un elemento indispensable, sin el cual acciones de la administración no tendrían basas firmes, o no podrían ser confirmadas en sus resultados. Actualmente no se concibe una administración profesional que no se fundamente en la información, y dentro de esta necesariamente se incluye la de índole financiera administrada por el sistema contable.







ANTECEDENTES HISTÓRICOS


La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La organizacion de los ejércitos también requerían un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas.
Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido escrito utilizaron, sin embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus, agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda, la de efectuar algún tipo de registro numérico.


LOS TRES PRINCIPALES ESTADOS CONTABLES



  1. EL BALANCE GENERAL
    El balance general es un resumen de un momento determinado. Es comparable a una fotografía. Es una lista de todos los activos y pasivos de su empresa; la diferencia entre estas dos cifras es su patrimonio. En el ejemplo, verá que el balance se divide en dos partes principales. La primera parte es la de los "Activos". La segunda parte es la de los "Pasivos y Patrimonio neto".
    Generalmente, los balances se organizan desde las entradas más líquidas a las menos líquidas. En otras palabras, bajo "activos" aparece el encabezado "activos corrientes", que incluye el efectivo como primera entrada porque el efectivo es el activo más líquido. Después del efectivo aparecen las cuentas por cobrar, que representan el dinero que le deben los clientes. Cuando usted recibe el dinero, las cuentas por cobrar se transforman en efectivo. A continuación, bajo activos, aparece el "inventario". Dado que el inventario no es tan líquido como el efectivo o como las cuentas por cobrar, en el balance general aparece debajo de ellos. Después de los activos corrientes aparecen los bienes y los equipos que generalmente se contabilizan al costo.
    También observará que en los balances preparados por los contadores aparece la "depreciación". La depreciación es un gasto no en efectivo; es sencillamente una aproximación que intenta registrar la disminución del valor de estos activos a lo largo del tiempo.
    Uno de los motivos por los que este estado contable se denomina "balance general" es que los activos son, en todo momento, equivalentes a los pasivos más el patrimonio neto. Esto se denomina contabilidad por partida doble y es el modo en que prácticamente todas las empresas llevan sus libros. El motivo por el cual la contabilidad por partida doble es el patrón oro de la contabilidad es que sirve como reaseguro de que las transacciones han sido registradas de manera adecuada. Por ejemplo, supongamos que lo primero que compra es un escritorio. Tiene un activo que forma parte del equipamiento para oficina. Si lo pagó en efectivo, no debe nada, y por lo tanto la propiedad de ese escritorio forma parte de su patrimonio neto (del lado opuesto del libro mayor).
    Del mismo modo, otras transacciones harán aumentar los activos y/o los pasivos (o patrimonio neto) al mismo tiempo. Por ejemplo, al observar nuestro balance general, bajo pasivos corrientes (nuevamente, desde los más líquidos a los menos líquidos), las cuentas por pagar son el primer elemento. Después de eso aparecen algunos elementos que se denominan "pasivos devengados", los cuales se refieren a los impuestos sobre salarios y a los impuestos sobre las ventas, que posiblemente no venzan hasta dentro de uno o dos meses.
    Además, en los pasivos corrientes aparecen las deudas que vencen en hasta un año. Por lo tanto, los 12 meses de pagos corrientes para el equipamiento aparecerán bajo pasivos corrientes. Después de eso aparece la deuda a largo plazo, que incluye los elementos que vencen después del año en curso.
    Después de los pasivos totales está la sección denominada "patrimonio neto", que es el patrimonio del dueño del negocio. Si tomamos todos los activos de la empresa, USD 37.000, y le restamos los pasivos totales, hay una diferencia de USD 19.000. De estos USD 19.000, USD 13.000 provienen de ingresos anteriores y USD 6.000 provienen de ingresos obtenidos durante el período contable en curso, y así se equilibran los USD 37.000 de activos, pasivos y patrimonio neto.
    Cuando los banqueros observan los estados contables, se interesan por distintos coeficientes financieros. Los coeficientes financieros indican la solidez financiera de la empresa y también la capacidad de la empresa para afrontar el pago de los préstamos. Por ejemplo, el coeficiente de liquidez está dado por los activos corrientes divididos por los pasivos corrientes. Si los activos corrientes fueran inferiores a los pasivos corrientes, habría un llamado de atención: ¡riesgo de insolvencia durante el año en curso! Los distintos sectores cuentan con distintos niveles en sus coeficientes financieros. Es posible comparar los coeficientes financieros de una empresa con las de otras empresas en el sector para determinar el desempeño. Lo más probable es que su banquero esté interesado principalmente en su patrimonio neto o capital propio.


  2. EL ESTADO DE RESULTADOS

(también denominado "estado de pérdidas y ganancias")
El estado de resultados, a diferencia del balance general, abarca un período de tiempo, generalmente un mes o un trimestre. Lo más usual es presentar cifras del año en curso, hasta la fecha del estado de resultados, para mostrar el desempeño de la empresa durante el ejercicio corriente. En este ejemplo, el estado de resultados abarca un período de seis meses y muestra las actividades del mes en curso así como el total del año en curso hasta la fecha para los cinco meses anteriores más el mes en curso, o para un total de seis meses.
el estado de resultados y el balance general están íntimamente relacionados. Observe el balance general, donde hay ganancias corrientes por USD 6.000. El estado de resultados muestra los mismos USD 6.000, que son los beneficios de los últimos seis meses.
Su estado de resultados mostrará información valiosa. Observará una sección para las ventas y un detalle de todos los gastos. Esto conducirá a la utilidad neta para el período. Cuanto más actualizado sea el estado de resultados, más valioso será. Si observa una tendencia negativa, puede actuar inmediatamente.
Los programas de computadora pueden producir estados de resultados en pocos segundos. Por este motivo, debe adquirir el conocimiento y los programas específicos para trabajar con computadoras en su empresa.
Control del flujo de caja
El combustible en efectivo alimenta su empresa, al igual que el combustible para aviones sostiene una aeronave. Los pilotos son cuidadosos cuando predicen las necesidades de combustible. Del mismo modo, usted debe asignarle una importancia equivalente al control del flujo de caja, porque si en algún momento se le termina el combustible, tendrá GRAVES problemas.


3. EL CONTROL DE FLUJO DE CAJA


es un método sencillo que sirve para proyectar las necesidades futuras de efectivo. Es un estado de resultados que abarca períodos de tiempo futuros y que ha sido modificado para mostrar solamente el efectivo: los ingresos de efectivo y los egresos de efectivo, y el saldo de efectivo al final de períodos de tiempo determinados. Es una excelente herramienta, porque le sirve para predecir las necesidades futuras de efectivo antes de que surjan.
En el control del flujo de caja, para cada uno de los intervalos de tiempo, se realizan cálculos estimativos conservadores respecto a las fuentes futuras de efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos). Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y cálculos estimativos altos para los egresos. Para el período inicial (un mes, por ejemplo), comience con el efectivo que posee en el momento. A esto debe agregarle los ingresos y restarle los egresos, lo que resulta en el efectivo al final del mes. El efectivo al final del mes pasa a ser el efectivo inicial del mes siguiente.
La hoja de cálculo adjunta incluye un control del flujo de caja que muestra cómo el efectivo al final del primer período se convierte en el efectivo inicial al principio del segundo período. El efectivo al final del segundo período se convierte en el efectivo inicial para el tercer período, y así sucesivamente. La proyección debe ser para el período subsiguiente de 12 meses. La proyección será una herramienta útil para que organice su financiación antes de que sea necesaria, ya que le demostrará a su banquero que cuenta con la suficiente sofisticación como para conseguir efectivo en el futuro y así mantener la liquidez.

Puede utilizar este sencillo formato de flujo de caja para crear su propia proyección del flujo de caja para la empresa que piensa iniciar. Es muy sencillo, ¡y puede ser extremadamente valioso!Lista de repaso sobre contabilidad y flujo de caja:
Prepare estados de resultados de manera frecuente, al menos una vez por mes, o quizá hasta una vez por semana.
Manténgase al tanto de los porcentajes clave del estado de resultados. Si se dedica a la producción de bienes, el porcentaje del costo de las ventas debe ser similar al de la competencia.
Compare su estado de resultados actual con los de los períodos anteriores.
Para comenzar, no necesitará estados de resultados certificados. Los contadores tienen tres tipos de estados: certificados, examinados y recopilados. Para la mayoría de los emprendimientos, en un principio será suficiente con los estados recopilados. Es decir, el contador prepara el estado de resultados y escribe una carta en la que declara que las cifras se basan en la información que usted le proporcionó.
Mantenga buenos controles internos desde un principio. Aprenda de las prácticas que se utilizan en el sector de su empresa para prevenir actos deshonestos y "fugas" o "pérdidas". Las pérdidas incluyen robos en el local comercial, u otros tipos de robos, lo que resulta en "fugas" de inventario que se pierde.
No delegue la capacidad de firmar cheques ni órdenes de compra.
No utilice para otros fines el dinero que haya retenido para impuestos sobre salarios o para impuestos sobre las ventas. Usted será el administrador de ciertos fondos que pertenecen al servicio de impuestos internos, a la administración del seguro social y a las autoridades que administran el impuesto sobre las ventas en su estado. Puede utilizar un "proveedor de servicios para planillas de sueldos y salarios" que se encargue de estas obligaciones.
Tenga en mente que la liquidez no significa exactamente lo mismo que ganar dinero. Es posible obtener beneficios y quedar en bancarrota por falta de efectivo. Aprenda a llevar un control del flujo de caja, y llévelo.
Anticípese y prepare una lista de necesidades financieras proyectadas que incluya instalaciones, equipamiento, personal y capital de trabajo.
Organice la financiación mucho antes de que surja la necesidad.


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